こんにちは。EYEです。
”事業拡大やサービス改善のために、色々考えたいけれど
ともかく時間がない！考える時間がない！”
というお悩みをよく聞きます。
自身の限られた時間のほとんどすべてを
こなすだけの”作業” もしくは、
お客さんやパートナー、スタッフ等とのコミュニケーションに追われて、毎日が終わってしまう・・
だから、自分の時間がない。考える余裕がない。・・と。
私も、そうでした。
仕事をどれだけこなしても、一向に減らない。
集中力もある、スピードだって早い。でも、終わりが見えない。
相手のいる仕事だから、締め切りが近いから、やらないわけにはいかない。
睡眠時間を削って、休みを削って、毎日毎日、頑張って・・。
これ、いつまでこれが続くんだろう。・・もう1週間？・・いや1か月？
・・終わってすっきりするときがくるなんて、とても想像できないーーっ！！
あなたも、同じ思いを抱えていませんか？
今日は、わたしがそんな負のスパイラルから脱出した方法（ワーク）をお伝えします。
よろしければ、ちょっと試してみてください^^
このワークを実施することで、あなたにとってのこんなことがわかるようになるはずです。
時間の余裕の無さ度、どれくらい？
どこに手をつければいいのか？
先日のクライアントのYさんとのセッションでも、実際に行ってみたので、Yさんの感想も含めて、お伝えしますね。
このワークは、５つのステップがあります。
STEP 1) 忘れていませんか？時間は有限。「積み上げ」方式の時間管理はやめる！宣言！
STEP 2) 「いま」の時間の使い方をしっかり把握する
STEP 3) 「理想」の時間の使い方を描く
STEP 4) 「ちょっとだけ頑張れば、達成できる」時間の使い方をつくる
STEP 5) 「達成できる」時間割にタスクを選別して当てはめる
目次
STEP 1) マインドセットは、「自分のクセ」把握のあとで。
私も過去に、色々な時間管理の本やサイトを読み、必死に時間管理・タスク管理をしていました。
時間管理・タスク管理術って、だいたい冒頭に「マインドセット」系の話がついていますよね。私はそれ自体を否定するつもりは全くなく、仰る通り！と思っています。
・・ですが、他人に言われたことをそのままふむふむと聞いて、
“仕事デキルひとがこんな時間管理法でやっているらしい！よーし、やってみよう！がんばるぞ！おーっ！” と体育会系のノリでまずやってみる。
→ ・・なんかあわない！てか、時間管理してる時間がもったいない！！面倒くさい！
→ ・・1か月後もしないうちに、元に戻っている。
あぁ仕事終わらない、時間ない・・・。休みがない・・。
そんな状態が何度も何度も、続いたのは、時間管理のハウツーより前に、マインドセットする前に、必要なことが欠けていたのかなと、今では思っています。
マインドセット（〇〇は〇〇だ。〇〇するべきである！宣言）の前に必要だと私が思うのは、
「いまの自分のクセをしっかり把握する」ということです。
自分のスケジュール帳や、to do listのメモを見ながら、時間がない自分 を、なぜ時間がないのか？ なぜ自分の時間は奪われているのか？、俯瞰してみるのです。
私の場合は、こんなクセがついていました。
- クセ① 計画の立て方：この作業はこのくらい時間がかかりそう。今日は、これとこれとこれをやるぞ！
- クセ② 実績の振り返り：この仕事はできた！できなかった！の完了・未完了の実績を振り返る。
- クセ③ 時間勘定：「積み上げ方式」。
- クセ④「定時＝終業時刻」の設定がない。
ちょっと補足しますね。
クセ① 計画は、タスクと時間で考えようとはしている。
クセ②「時間」の実績振り返りができていない。
これによって何が起きるか、というと、
計画のときに“プレゼン資料作成にかかる時間は、1時間” と見込みを出すと、振り返りをしないので、修正する機会がなく、翌日以降の時間管理・タスク管理にも、スタンプのようにずーーと並んでいくわけです。
3月21日 “〇〇のプレゼン資料作成 ＝ 1時間”
3月22日 “△△のプレゼン資料作成 ＝ 1時間”
・・その計画、立ててる意味なくね？ ・・ですよね笑
PDCAの鬼だった私なので、Checkの必要性はもう嫌ってほどわかっているのに・・
「タスク」を実行したかどうかの実績はわかっていても、実際にかかった「時間」の振り返りができていなかったのです。
私自身、そのことにまったく気づいていなかったのです。
そして、次。
クセ③ 時間勘定は「積み上げ方式」について。
当時の私は、
〇〇のプレゼン資料作成 1時間 ＋ □□会議 3時間 ＋ △△の開発 3時間 ＋ ※※のサービス後のフォローアップ 1時間 ＋ メール・チャットチェック 30分×4回・・・
というように、人間に平等に与えられている1日24時間または限界まで、延々と、時間の「ブロックを積んでいく」というやり方をしていました。
「積み上げ」の反対は、「時間固定方式」です。
たとえば過去の私でいうと、会社の就業時間8:30 から17:30、ランチを除くと実働8時間の「枠」内にタスク・時間という「パズルを埋める」形式です。
私も最初は、この枠内に入れようと努力していましたが、あっというまに枠からはみ出るんですよね笑 なので、「枠」なんて、あってないようなもの・・。
これを考えていると、色々思いだしませんか？
学生の頃、テスト時間中なのに厳しい部活に入っているこの方が、成績がよかったな～。。とか（私はテスト期間中、部活も勉強もますますサボる方でした笑）
パートタイムや時間短縮で働く女性は、ものすごく仕事ができるよな～。
とか。
あれって、”時間は有限である”と認識して、”有限である時間を有効に使う、しっかりとパフォーマンスを上げる” こんな意識が、無意識にできているからですよね。
私、できてないな～～・・・。
その結果になりますが、最後の
クセ④ 「定時＝終業時刻」の設定がない。
つまり、「定時」に終わらせるなんて「できない」と思いこんでいる。
これは、マインドの話です。これが実は一番キケンなクセの気がしています。
ちょっと脳科学な話になりますが、「できない・終わらない」を言いすぎると、「このこは、できない・終わらない！・・と言い続けていたいのだ！」と、脳が思いこんでしまって、無意識に、できない・終わらない状態を自ら行ってしまう、という状態になるのだとか。
※“脳の錯覚”“脳の思い込み”で検索して頂ければたくさん情報は出てくると思います。
ネガティブスパイラルですね～・・・。
あなたはいま、どんなクセがあるでしょうか？
私と同じクセがないか、要チェック！してみてくださいね^^
このタスクはこの時間 がテンプレ化されていませんか？（時間の管理、できていないかも！）
時間勘定は、「積み上げ方式」と「時間固定方式」のどちらですか？
終わらせるのは「無理だ」「できない」が当たり前の脳になっていませんか？
これくらいしっかり振り返れば、あとは何すればいいか、自ずと出てきますよね。
さ、やってみましょうかね！
STEP 2) いまの時間の使い方を把握する
ポイントは、24時間の時間割でやってみること^^
なにせ、24時間MAXまでフルで使おうとするクセがついていますからね・・。
起きてから、寝るまで、何にどれくらい時間を使ったか。
仕事の日、休みの日、1週間分くらい書いてみると、だいたい把握できました。
10分単位で”メールチェック””電話” ”雑務”など細かく刻みたい方はそうすればいいですし、それに時間を費やして面倒くさければ、30分単位くらいでざっくりでも全くかまいません。
他の誰に見せるわけでもありませんから、ご自身で把握ができればよいと私は思います。
会社員時代の私は、平均するとこうでした。（見やすいように、まとめています）
・6:00起床 身支度しながらメールチェック
・7:30移動
・8:30 出社、メールチェック・返信しながら今日のタスク整理
9:00～17:00
プレゼン資料内容検討15分、資料作成45分
データ分析など作業系 1-2時間
打合せ（社内調整、チームミーティングなど） 3-4時間
突発の打合せや電話対応 1時間
クライアントサポート（打合せや作業）3時間
上記の打合せや作業をしながらメール・電話・チャットに返信対応 3時間
21:00～22:00 帰宅（夕食や外食かコンビニ、自炊は週1回するかしないか）
1:00 就寝
STEP 3) 理想の時間の使い方を描く
まずはざっくり、毎日の生活習慣をデザイン！
例えば私の場合は、
5時起床、5時から6時はヨガなどリフレッシュ、6時から9時は家事やプライベートな時間、考える時間。仕事をするのは9時ー12時、ランチを挟んで13時ー16時、16時以降はプライベート・・明るいうちに終わるのが理想！！
それくらいの時間に帰れたら、夜出かけたり自宅でのんびりしたり、ごはん食べて、お風呂入って本読んで・・すべてがゆったり余裕をもってできそう！
寝るのは22時。
仕事は6時間くらいで追われたらいいなぁー！ 週休3日は欲しい！
・・という具合に、仕事時間の「枠」ができたら、そこに「理想のタスク時間配分」を当てはめます。
私の場合はこんな感じです。
・サービス時間（お客様とのセッション）2時間
・パートナーやお客様とのコミュニケーション（メール・チャット・mtg）1時間
・ブログ・メルマガ作成 ・更新 1時間
・会員さん向けサービスコンテンツ作成・更新 1時間
・集客や販売のためのアイデア出し・作戦検討・資料作成 1時間
非現実的すぎる～！！なんて思わずに、デザインするのを楽しむ^^ ただの妄想でも、なんでもおっけー^^
”こうありたい”と思うことが、次へ進む第一歩ですよね^^
STEP 4) ”ちょっとだけ頑張れば、達成できる時間割”をつくる。
これがね、できていなかったのですよね、わたしは。
”理想と現実のギャップ”を毎日毎日ひしひしと感じて、
あぁ～自分はできない、できない、時間な～い・・つら～い！！！“
のトラップに陥って。
そして、ただただ必死に、”仕事・作業の効率化”ばかりを追っている。
一個一個の仕事を”こなす”ことは、異常に早い！
極限まで頑張っている！！
でも、仕事がまだまだ終わらな～いT T 寝る時間、な～～い～～ぃ（号泣
そんな過去の私のようなあなたは、
仕事の効率（スピード）を求めるのは、まずは一旦置いといて・・
“ちょっとだけ頑張れば、達成できる時間割” を、つくってみませんか？
フォーマットは何でも良いのです。
本当は、もっと余裕が欲しいし、休みもほしい。
でも、そこは少し、先の楽しみにとっておいて。
現実よりは、少しだけ、理想側に動いている時間割を、つくってみてくださいね。
・6:00起床 身支度しながらメールチェック
・7:30移動
・8:30 出社、メールチェック・返信しながら今日のタスク整理
9:00～17:00 無駄な時間を2時間減らす！！
プレゼン資料内容検討15分、資料作成45分
データ分析など作業系 1-2時間
打合せ（社内調整、チームミーティングなど） 3-4時間 → 2－3時間（メンバーに任せる）
突発の打合せや電話対応 1時間（任せる）
クライアントサポート（打合せや作業）3時間
上記の打合せや作業をしながらメール・電話・チャットに返信対応 3時間→1.5時間（時間を決めて行う）
STEP 5) “達成できる時間割” にタスクを当てはめて、タスク選別。
あとは、できた「枠」に、実際のタスクを入れるのみ、です。
ん？タスクが多すぎて・・この時間では無理だ。というものも、当然ありますよね。
そこで、タスクの選別・優先を決める。ということをします。
また、限られた時間の「枠」のなかでの最大パフォーマンスを狙うためには、
- ひとに任せる。
- 時間を決める。（メールなどのツールを使う時間は3時間まで）
- ながらを辞める。
- 本来すべき仕事を厚くする（頭を使うとか）
など、効率化も必要ですよね。
私のおすすめポイントは、
- ”今日、必ずやるべきことだけを先に当てはめる”
- 空いたところに、余裕があったらやりたいこと。を入れる。
- それ以外は、忘れる（先延ばしにする）または、ひとに振る。
タスク( to do リスト）を“いっぱい”のまま、もっているのはやめたいですよね。
先のタスクつまり、”できない”ものまで一覧で目に焼き付けさせて、脳を刺激するのはやめましょうよ～
毎日のタスクリスト、時間割は、すっきりさせたいですね^^
すっきりしたものを、ただ淡々とこなし、
”やったーーーおわったーーー！！！！”という満足感を味わいましょう！
そして、もし早く終わって、時間が余ったら、ご褒美をあげてくださいね。
早く帰って楽しむって、めちゃめちゃご褒美だと思いませんか^^
今日のタスクが終わったから、明日の分を早めに・・とか、絶対おすすめしません！
そんなことをやっていたら、”時間積み上げ方式”脳の癖直しはできません・・。
明日の分は、明日やってくださいね。
最初は、できずに一日が終わることもあると思います。
そんなにすぐには、きれいに終わりません。
それでも、毎日、できた！できなかった！を感じて振り返ることで、
だんだん、
”ちょっと頑張れば達成可能 な時間割”の精度もあがってきますよ^^
このワークを実施したばかりの、Yさんからは、こんなコメントを頂きました。
ただただ、タスクを24時間のスケジュール帳に入れ込んで
できない できない、を繰り返すのは、もう卒業！
有限な時間のなかで、”できることをやる” そんな風になる、まずは第一歩。
お役に立てれば、幸いです^^
実施してみた感想や、質問など、お待ちしています^^
