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できない!を卒業する。いま直ぐできるタスク&時間管理5ステップ

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こんにちは。EYEです。

”事業拡大やサービス改善のために、色々考えたいけれど
ともかく時間がない!考える時間がない!”

というお悩みをよく聞きます。

自身の限られた時間のほとんどすべてを
こなすだけの”作業” もしくは、
お客さんやパートナー、スタッフ等とのコミュニケーションに追われて、毎日が終わってしまう・・

だから、自分の時間がない。考える余裕がない。・・と。

私も、そうでした。

仕事をどれだけこなしても、一向に減らない。
集中力もある、スピードだって早い。でも、終わりが見えない。

相手のいる仕事だから、締め切りが近いから、やらないわけにはいかない。

睡眠時間を削って、休みを削って、毎日毎日、頑張って・・。

これ、いつまでこれが続くんだろう。・・もう1週間?・・いや1か月?
・・終わってすっきりするときがくるなんて、とても想像できないーーっ!!

あなたも、同じ思いを抱えていませんか?

今日は、わたしがそんな負のスパイラルから脱出した方法(ワーク)をお伝えします。
よろしければ、ちょっと試してみてください^^

このワークを実施することで、あなたにとってのこんなことがわかるようになるはずです。
 時間の余裕の無さ度、どれくらい?
 どこに手をつければいいのか?

先日のクライアントのYさんとのセッションでも、実際に行ってみたので、Yさんの感想も含めて、お伝えしますね。

 

このワークは、5つのステップがあります。

STEP 1) 忘れていませんか?時間は有限。「積み上げ」方式の時間管理はやめる!宣言!
STEP 2) 「いま」の時間の使い方をしっかり把握する
STEP 3) 「理想」の時間の使い方を描く
STEP 4) 「ちょっとだけ頑張れば、達成できる」時間の使い方をつくる
STEP 5) 「達成できる」時間割にタスクを選別して当てはめる

 

STEP 1) マインドセットは、「自分のクセ」把握のあとで。

私も過去に、色々な時間管理の本やサイトを読み、必死に時間管理・タスク管理をしていました。

時間管理・タスク管理術って、だいたい冒頭に「マインドセット」系の話がついていますよね。私はそれ自体を否定するつもりは全くなく、仰る通り!と思っています。

・・ですが、他人に言われたことをそのままふむふむと聞いて、

“仕事デキルひとがこんな時間管理法でやっているらしい!よーし、やってみよう!がんばるぞ!おーっ!” と体育会系のノリでまずやってみる。

→ ・・なんかあわない!てか、時間管理してる時間がもったいない!!面倒くさい!

→ ・・1か月後もしないうちに、元に戻っている。
あぁ仕事終わらない、時間ない・・・。休みがない・・。

そんな状態が何度も何度も、続いたのは、時間管理のハウツーより前に、マインドセットする前に、必要なことが欠けていたのかなと、今では思っています。

 

マインドセット(〇〇は〇〇だ。〇〇するべきである!宣言)の前に必要だと私が思うのは、
「いまの自分のクセをしっかり把握する」ということです。

自分のスケジュール帳や、to do listのメモを見ながら、時間がない自分 を、なぜ時間がないのか? なぜ自分の時間は奪われているのか?、俯瞰してみるのです。

 

私の場合は、こんなクセがついていました。

  •  クセ① 計画の立て方:この作業はこのくらい時間がかかりそう。今日は、これとこれとこれをやるぞ!
  •  クセ② 実績の振り返り:この仕事はできた!できなかった!の完了・未完了の実績を振り返る。
  •  クセ③ 時間勘定:「積み上げ方式」。
  •  クセ④「定時=終業時刻」の設定がない。

 

ちょっと補足しますね。

クセ① 計画は、タスクと時間で考えようとはしている。
クセ②「時間」の実績振り返りができていない。

これによって何が起きるか、というと、
計画のときに“プレゼン資料作成にかかる時間は、1時間” と見込みを出すと、振り返りをしないので、修正する機会がなく、翌日以降の時間管理・タスク管理にも、スタンプのようにずーーと並んでいくわけです。

3月21日 “〇〇のプレゼン資料作成 = 1時間”

3月22日 “△△のプレゼン資料作成 = 1時間”

・・その計画、立ててる意味なくね? ・・ですよね笑

 

PDCAの鬼だった私なので、Checkの必要性はもう嫌ってほどわかっているのに・・
「タスク」を実行したかどうかの実績はわかっていても、実際にかかった「時間」の振り返りができていなかったのです。
私自身、そのことにまったく気づいていなかったのです。

 

そして、次。
クセ③ 時間勘定は「積み上げ方式」について。

当時の私は、
〇〇のプレゼン資料作成 1時間 + □□会議 3時間 + △△の開発 3時間 + ※※のサービス後のフォローアップ 1時間 + メール・チャットチェック 30分×4回・・・

というように、人間に平等に与えられている1日24時間または限界まで、延々と、時間の「ブロックを積んでいく」というやり方をしていました。

「積み上げ」の反対は、「時間固定方式」です。

たとえば過去の私でいうと、会社の就業時間8:30 から17:30、ランチを除くと実働8時間の「枠」内にタスク・時間という「パズルを埋める」形式です。

私も最初は、この枠内に入れようと努力していましたが、あっというまに枠からはみ出るんですよね笑 なので、「枠」なんて、あってないようなもの・・。

これを考えていると、色々思いだしませんか?

学生の頃、テスト時間中なのに厳しい部活に入っているこの方が、成績がよかったな~。。とか(私はテスト期間中、部活も勉強もますますサボる方でした笑)

パートタイムや時間短縮で働く女性は、ものすごく仕事ができるよな~。
とか。

あれって、”時間は有限である”と認識して、”有限である時間を有効に使う、しっかりとパフォーマンスを上げる” こんな意識が、無意識にできているからですよね。

私、できてないな~~・・・。

その結果になりますが、最後の
クセ④ 「定時=終業時刻」の設定がない。
つまり、「定時」に終わらせるなんて「できない」と思いこんでいる。

これは、マインドの話です。これが実は一番キケンなクセの気がしています。

ちょっと脳科学な話になりますが、「できない・終わらない」を言いすぎると、「このこは、できない・終わらない!・・と言い続けていたいのだ!」と、脳が思いこんでしまって、無意識に、できない・終わらない状態を自ら行ってしまう、という状態になるのだとか。
※“脳の錯覚”“脳の思い込み”で検索して頂ければたくさん情報は出てくると思います。

ネガティブスパイラルですね~・・・。

あなたはいま、どんなクセがあるでしょうか?

私と同じクセがないか、要チェック!してみてくださいね^^
 このタスクはこの時間 がテンプレ化されていませんか?(時間の管理、できていないかも!)
 時間勘定は、「積み上げ方式」と「時間固定方式」のどちらですか?
 終わらせるのは「無理だ」「できない」が当たり前の脳になっていませんか?

これくらいしっかり振り返れば、あとは何すればいいか、自ずと出てきますよね。

さ、やってみましょうかね!

 

STEP 2) いまの時間の使い方を把握する

ポイントは、24時間の時間割でやってみること^^
なにせ、24時間MAXまでフルで使おうとするクセがついていますからね・・。

起きてから、寝るまで、何にどれくらい時間を使ったか。
仕事の日、休みの日、1週間分くらい書いてみると、だいたい把握できました。

10分単位で”メールチェック””電話” ”雑務”など細かく刻みたい方はそうすればいいですし、それに時間を費やして面倒くさければ、30分単位くらいでざっくりでも全くかまいません。

他の誰に見せるわけでもありませんから、ご自身で把握ができればよいと私は思います。

会社員時代の私は、平均するとこうでした。(見やすいように、まとめています)

・6:00起床 身支度しながらメールチェック
・7:30移動
・8:30 出社、メールチェック・返信しながら今日のタスク整理
9:00~17:00
プレゼン資料内容検討15分、資料作成45分
データ分析など作業系 1-2時間
打合せ(社内調整、チームミーティングなど) 3-4時間
突発の打合せや電話対応 1時間
クライアントサポート(打合せや作業)3時間
上記の打合せや作業をしながらメール・電話・チャットに返信対応 3時間

21:00~22:00 帰宅(夕食や外食かコンビニ、自炊は週1回するかしないか)
1:00 就寝

 

STEP 3) 理想の時間の使い方を描く

まずはざっくり、毎日の生活習慣をデザイン!

例えば私の場合は、
5時起床、5時から6時はヨガなどリフレッシュ、6時から9時は家事やプライベートな時間、考える時間。仕事をするのは9時ー12時、ランチを挟んで13時ー16時、16時以降はプライベート・・明るいうちに終わるのが理想!!
それくらいの時間に帰れたら、夜出かけたり自宅でのんびりしたり、ごはん食べて、お風呂入って本読んで・・すべてがゆったり余裕をもってできそう!
寝るのは22時。

仕事は6時間くらいで追われたらいいなぁー! 週休3日は欲しい!

・・という具合に、仕事時間の「枠」ができたら、そこに「理想のタスク時間配分」を当てはめます。

私の場合はこんな感じです。

・サービス時間(お客様とのセッション)2時間
・パートナーやお客様とのコミュニケーション(メール・チャット・mtg)1時間
・ブログ・メルマガ作成 ・更新 1時間
・会員さん向けサービスコンテンツ作成・更新 1時間
・集客や販売のためのアイデア出し・作戦検討・資料作成 1時間

非現実的すぎる~!!なんて思わずに、デザインするのを楽しむ^^ ただの妄想でも、なんでもおっけー^^
”こうありたい”と思うことが、次へ進む第一歩ですよね^^

 

STEP 4) ”ちょっとだけ頑張れば、達成できる時間割”をつくる。

これがね、できていなかったのですよね、わたしは。

”理想と現実のギャップ”を毎日毎日ひしひしと感じて、
あぁ~自分はできない、できない、時間な~い・・つら~い!!!“
のトラップに陥って。

そして、ただただ必死に、”仕事・作業の効率化”ばかりを追っている。

一個一個の仕事を”こなす”ことは、異常に早い!
極限まで頑張っている!!
でも、仕事がまだまだ終わらな~いT T 寝る時間、な~~い~~ぃ(号泣

そんな過去の私のようなあなたは、
仕事の効率(スピード)を求めるのは、まずは一旦置いといて・・
“ちょっとだけ頑張れば、達成できる時間割” を、つくってみませんか?

フォーマットは何でも良いのです。

本当は、もっと余裕が欲しいし、休みもほしい。
でも、そこは少し、先の楽しみにとっておいて。

現実よりは、少しだけ、理想側に動いている時間割を、つくってみてくださいね。

・6:00起床 身支度しながらメールチェック
・7:30移動
・8:30 出社、メールチェック・返信しながら今日のタスク整理
9:00~17:00 無駄な時間を2時間減らす!!
プレゼン資料内容検討15分、資料作成45分
データ分析など作業系 1-2時間
打合せ(社内調整、チームミーティングなど) 3-4時間 → 2-3時間(メンバーに任せる)
突発の打合せや電話対応 1時間(任せる)
クライアントサポート(打合せや作業)3時間
上記の打合せや作業をしながらメール・電話・チャットに返信対応 3時間→1.5時間(時間を決めて行う)

 

STEP 5) “達成できる時間割” にタスクを当てはめて、タスク選別。

あとは、できた「枠」に、実際のタスクを入れるのみ、です。

ん?タスクが多すぎて・・この時間では無理だ。というものも、当然ありますよね。

そこで、タスクの選別・優先を決める。ということをします。

また、限られた時間の「枠」のなかでの最大パフォーマンスを狙うためには、

  • ひとに任せる。
  • 時間を決める。(メールなどのツールを使う時間は3時間まで)
  • ながらを辞める。
  • 本来すべき仕事を厚くする(頭を使うとか)

など、効率化も必要ですよね。

 

私のおすすめポイントは、

  •  ”今日、必ずやるべきことだけを先に当てはめる”
  •  空いたところに、余裕があったらやりたいこと。を入れる。
  •  それ以外は、忘れる(先延ばしにする)または、ひとに振る。

タスク( to do リスト)を“いっぱい”のまま、もっているのはやめたいですよね。
先のタスクつまり、”できない”ものまで一覧で目に焼き付けさせて、脳を刺激するのはやめましょうよ~

毎日のタスクリスト、時間割は、すっきりさせたいですね^^

すっきりしたものを、ただ淡々とこなし、
”やったーーーおわったーーー!!!!”という満足感を味わいましょう!

そして、もし早く終わって、時間が余ったら、ご褒美をあげてくださいね。
早く帰って楽しむって、めちゃめちゃご褒美だと思いませんか^^

今日のタスクが終わったから、明日の分を早めに・・とか、絶対おすすめしません!
そんなことをやっていたら、”時間積み上げ方式”脳の癖直しはできません・・。

明日の分は、明日やってくださいね。

最初は、できずに一日が終わることもあると思います。
そんなにすぐには、きれいに終わりません。

それでも、毎日、できた!できなかった!を感じて振り返ることで、
だんだん、
”ちょっと頑張れば達成可能 な時間割”の精度もあがってきますよ^^

このワークを実施したばかりの、Yさんからは、こんなコメントを頂きました。

サロンオーナーYさん
サロンオーナーYさん
いつもやらなければいけないことをカレンダーに詰め込み結局できない、日々繰り越しがストレスだったので、現実的な計画の立て方が自分の課題であり、そこを学んで行きたいと思いました。とにかくやります!

ただただ、タスクを24時間のスケジュール帳に入れ込んで
できない できない、を繰り返すのは、もう卒業!
有限な時間のなかで、”できることをやる” そんな風になる、まずは第一歩。

お役に立てれば、幸いです^^

実施してみた感想や、質問など、お待ちしています^^

 

 

 

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